Dans les coulisses de M: l'équipe événements

Dans les coulisses de M

L'équipe événements

Qu'ont en commun le vernissage d'une exposition, un concert endiablé pendant M-IDZOMER et un colloque de deux jours dans les salles de M ? Réponse : ils sont tous organisés par l'équipe événementielle

L'équipe compte trois membres passionnés. La coordinatrice événementielle Fien Degrande s'occupe des partenariats et de l'organisation d'événements de tiers. Sa collègue Sien Hamelryck se charge des propres événements du musée tels que les vernissages, journées d'étude et nocturnes. Et Symen Dodemont enchaîne les tours de force techniques et logistiques.

Sien : « L'organisation d'événements est une activité importante pour M, d'une part en tant que source de revenus, mais aussi pour renforcer notre notoriété et notre rayonnement. Un grand nombre d'entreprises et d'organisations optent pour M parce qu'elles disposent ainsi pour leurs événements d'un cadre superbe et bien situé. »

Fien : « Et aussi parce que nous y associons notre fonction de musée. Quand une organisation propose un événement entre nos murs, ses invités peuvent visiter le musée pendant les heures d'ouverture. C'est un joli petit plus. »

« Au printemps dernier, pour l'exposition Bouts, nous avons mis à l'épreuve une nouvelle formule de visite. L'expo était un immense succès ; il y avait beaucoup plus de demandes que de places, surtout pour les nocturnes. Nous avons alors réfléchi à de nouvelles solutions et c'est ainsi que nous avons imaginé une visite guidée suivie d'un élégant “afternoon tea” servi par Barbóék à M. Le public a apprécié et cette formule fait désormais partie de notre offre permanente. »

Team Events van museum M Leuven — © Aurélie Geurts voor M Leuven

Team building

« Les entreprises et organisations peuvent aussi faire appel à nous pour leurs activités de team building. Nous proposons deux formules, dont la plus ancienne est “TeaM”. Les participants sont reçus autour d'un café, puis ils suivent une visite de 2h30 entre collègues. Ensuite, épaulés par un·e guide de M, ils doivent remplir ensemble plusieurs tâches créatives. L'objectif est d'encourager l'esprit de groupe, mais aussi d'inviter à regarder l'art autrement. Après l'activité, le groupe peut se réunir dans un espace du musée pour la commenter ou pour y déjeuner. En tant qu'équipe Événements, nous établissons les contacts avec les entreprises intéressées, nous assurons l'organisation concrète de l'activité, nous accueillons le groupe à son arrivée et nous faisons en sorte qu'il reparte satisfait. »

« Il y a deux ans, M a lancé une seconde formule intitulée “De Kunstroof” ou “ Le Vol d'œuvres d'art”. C'est une espèce de jeu d'évasion. L'approche est différente de celle de “TeaM”, mais le but est le même : apprendre à poser un regard différent sur l'art et, par la même occasion, sur les collègues. »

« Mais les entreprises et organisations peuvent aussi réserver l'un de nos espaces pour une réunion ou une séance de réflexion. Nous avons cinq salles multifonctionnelles et une terrasse sur le toit. Il suffit de nous adresser une demande ; elle est suivie d'une visite sur place pendant laquelle nous examinons les besoins de l'organisation, différents pour chacune d'elles. Les entreprises et organisations qui s'adressent à M pour leurs événements sont d'une grande diversité. »

Longue sieste

Sien : « J'organise les activités propres au musée : les vernissages, journées d'étude et conférences, la Journée des Amis annuelle pour les M-cènes et M-bassadeurs… Nous tentons à chaque fois de composer un programme varié et surprenant qui tient compte du public visé et du budget. C'est toujours un agréable défi. »

« L'Été de M vient de se terminer. Pour nous, les mois d'été sont beaucoup plus chargés que pour la plupart des collègues. Nos journées sont longues, mais nous y puisons aussi des tonnes d'énergie. »

Symen : « Bon nombre de gens connaissent l'Été de M par le biais du festival M-IDZOMER dans notre jardin intérieur. Pour cet événement nous collaborons surtout avec l'équipe de production de la salle de concerts Het Depot. C'est ensemble que nous planifions l'installation et réglons les questions logistiques et techniques. Les concerts commencent le jeudi soir ; je suis le premier sur place et le dernier à partir. Entre la nuit du dimanche et le mercredi, nous démontons tout. Et ensuite nous faisons une très longue sieste (rires). »

Dans leur nature

Comment, en tant que coordinateur ou coordinatrice d'événements, atterrit-on dans un musée ?

Sien : « Je faisais des études de marketing, mais j'en avais un peu assez. Sauf de l'une des matières, la gestion de projets. J'ai donc changé d'orientation pour faire un diplôme en gestion d'événements, que j'ai obtenu en 2015. Je connaissais quelqu'un qui travaillait à M et je lui ai demandé si par hasard, elle ne cherchait pas de collègues. Elle m'a répondu que je pouvais venir passer un entretien. »

Fien : « Moi, j'ai fait des études de communication avec comme spécialisation la gestion événementielle, suivies d'un master. Voilà trois ans que je travaille à M. »

Symen : « Ma formation en “industrie du divertissement” était toute nouvelle quand je l'ai démarrée. J'avais très envie de travailler dans le secteur culturel. J'ai pu faire un stage à M et je ne suis plus reparti. »

Sien : « Il était mon tout premier stagiaire. J'étais contente de lui, donc il a pu rester. (rires) »

Symen : « J'aime travailler ici. C'est un job varié dans un lieu exceptionnel. On y a de nombreux contacts, les collègues sont enthousiastes… »

Sien : « Nous fonctionnons aussi très bien ensemble. Le premier “afterwork” de l'été dernier – les gens peuvent venir prendre un verre entre collègues, amis ou voisins au Bar d'Été – a attiré beaucoup plus de monde que prévu. C'était formidable, mais le bar n'arrivait plus à suivre. Nous avons alors passé une grande partie de la soirée à rapporter les verres sales et à faire la vaisselle. Ça fait partie du boulot et ça ne nous dérange pas. Il faut savoir réagir en souplesse, au quart de tour. »

Fien : « Même pendant les événements du musée, nous continuons à travailler. Souvent, nous réglons des détails dans les coulisses jusqu'à la dernière minute, et pendant l'événement nous gardons un œil sur tout ce qui se passe. C'est dans notre nature. Si après avoir refermé les portes, nous trouvons encore quelques collègues en forme pour aller prendre un dernier verre au Café du Commerce, la soirée est réussie. »